fbpx
Photo by Melissa Scharroo, Capribee.

Zijn memberships tijdrovend? Niet als je automatiseert!

Nadat online programma’s een aantal jaar terug steeds meer wonnen aan populariteit, is er tegenwoordig een nieuwe trend.

Online memberships.

Een abonnement dat mensen kunnen afsluiten om iedere maand van jouw een nieuw product te ontvangen of een online cursus (of een workshop binnen een bepaald vakgebied) te kunnen volgen.

Jazeker, ik benoem ook echt even de online producten. Want hoewel je daar misschien niet direct aan denkt, zijn ook memberships met fysieke producten een optie. Ik heb al vele verschillende abonnementen met fysieke producten voorbij zien komen. Scrapbooking, wijn, beauty en zelfs sieraden. Wellicht heb ik zelf ook 1 (of misschien 2 😉) van deze abonnementen lopen.

Het voordeel van een membership voor kennisproducten is dat je vaak meer mensen kunt bereiken. Door kleinere workshops aan te bieden, maak je je membership voor meer mensen in je doelgroep interessant. Door steeds weer waarde toe te blijven voegen, blijft het membership ook steeds waardevol. En doordat er bijvoorbeeld iedere maand iets nieuws wordt toegevoegd, zijn mensen geneigd lid te blijven. Is er een keer een workshop die minder interessant is? Dan komt er komende maand mogelijk wel weer iets dat wél aansluit.

Zo’n membership kan dus een lekkere boost geven aan je omzet, misschien kan het zelfs het grootste onderdeel van de omzet van je bedrijf worden. Alleen dan moet het qua techniek wel goed werken… En het liefst zo geautomatiseerd mogelijk. Want als je onwijs veel handelingen handmatig moet gaan zitten uitvoeren, levert het je uiteindelijk nog steeds geen hogere omzet zonder een grotere tijdsinvestering op…

Hieronder geef ik je een aantal manieren waarop je de administratie van een membership kunt automatiseren. 

1. Automatisch inloggegevens versturen, mogelijk zelfs op een vaste dag in de maand

Dat er automatisch inloggegevens verstuurd konden worden na een betaling wist je mogelijk al. Het idee werkt hetzelfde als men een e-book of andere gratis weggever bij je aanvraagt. Automatisch wordt er een e-mail verstuurd met daarin de weggever.

Bij een online membership kun je ervoor zorgen dat automatisch de inloggegevens worden verstuurd zodra je de betaling hebt ontvangen. Het kan heel handig werken als je de inloggegevens op een vaste dag in de maand stuurt. Het betekent namelijk dat je eenvoudig kunt hanteren voor welke dag van de maand mensen op moeten zeggen. Dat heeft weer als voordeel dat je veel minder vaak hoeft te kijken naar de administratie van het membership. Je hoeft maar eens in de maand te kijken of de koppeling die de inloggegevens verzorgt, goed loopt. Je hoeft maar eens in de maand de betalingen te controleren. En je hoeft maar eens in de maand de opzeggingen te verwerken. Al wil je de opzeggingen natuurlijk wel iets vaker verwerken dan eens per maand. Al is het maar omdat mensen dan een bevestiging krijgen van dat je de opzegging goed hebt ontvangen. 

Als je kijkt naar de automatisering die het mogelijk maakt dat mensen daadwerkelijk hun inloggegevens pas op een bepaalde dag krijgen, werkt het iets anders dan bij een regulier product.

In Autorespond zou je namelijk bij een regulier product een koppeling hebben met een lijstmanager. De lijstmanager verstuurt de bevestigingse-mail, de inloggegevens (eventueel in een aparte e-mail) en zorgt er ook voor dat mensen in een groep komen zodat je ze later als 1 groep kunt mailen.

Bij een lijstmanager kun je wel opgeven wanneer de follow-up mails worden verstuurd, maar kun je vervolgens geen invloed uitoefenen op wanneer de e-mail met inloggegevens verstuurd wordt. Die worden namelijk direct nadat de lijstmanager is gestart, verstuurd. Dat betekent dus direct na de betaling.

In zo’n geval gebruik je in Autorespond een workflow. In de workflow geef je aan dat op basis van de aankoop van een product op een bepaalde dag in de maand een bepaalde lijstmanager moet worden gestart. En omdat je mensen natuurlijk wel een bevestiging wilt geven dat je hun aanmelding goed hebt ontvangen, koppel je de bevestigingsmail direct aan het product.

Bij ActiveCampaign of Mailblue werkt het op een iets andere manier. Je maakt namelijk gebruik van twee automations om dit goed te regelen. In de eerste automation zorg je ervoor dat mensen  een bevestigingsmail krijgen. Tegelijkertijd start hiermee ook de andere automation die ervoor zorgt dat mensen op de eerste van de maand inloggegevens krijgen.

Waar ik bij het selecteren van een datum weleens gek wordt van het feit dat je meerdere regels moet aanmaken (een voor het jaar, een voor de maand van het jaar, een voor de dag van de maand) om acties op een bepaalde datum te starten, werkt het in dit geval heel prettig.

Je kunt namelijk aangeven dat op de eerste van de maand acties moeten starten. Doordat je niet specifiek aangeeft welke maand van het jaar dit is, of in welk jaar dit moet gebeuren, hoef je gedurende het membership hier niet meer naar te kijken. Bij Autorespond zou je wel maandelijks de data in de workflow aan moeten passen. Niet super veel werk, maar wel iets om rekening mee te houden!

Het klopt inderdaad dat hierdoor ActiveCampaign een betere optie lijkt voor de automatisering van memberships. Echter ik ben nog steeds een groot voorstander van het gebruik van Autorespond. Je kunt met Autorespond namelijk direct gebruik maken de shoppingcart. Hierdoor heb je een systeem waarbij meerdere functies zijn onderbracht, terwijl je bij ActiveCampaign nog een andere tool nodig hebt, zoals Woocommerce of Plug&Pay. Vaak kom je dan ook nog eens veel duurder uit dan bij Autorespond.

2. Betaling via automatische incasso

Eigenlijk ging ik bij de vorige manier om een onderdeel van je membership te automatiseren een stap te snel. Want laten we eens kijken naar de manier waarop je klanten het membership kunnen betalen. Autorespond heeft de functie van een shoppingcart welke te integreren is met Mollie. Je kunt klanten daardoor laten betalen met de bekendste betaalmethodes zoals iDeal of credit card.

Alleen dat betekent wel dat je afhankelijk bent van of de deelnemer ook daadwerkelijk het bedrag op tijd overmaakt. De actie ligt in dit geval bij de klant, wat voor jou veel werk kost om de betalingen telkens te controleren.

Kies er daarom bij een membership voor om maandelijks het bedrag via een automatische incasso af te laten schrijven. Hierdoor hoeft de klant niet langer na te denken over dat er nog een betaling uitgevoerd moet worden (kan de klant het dus ook niet vergeten) en jij hoeft alleen maar in de gaten te houden of de automatische afschrijvingen goed zijn verwerkt.

Hier en daar zal er misschien een klant zijn die het bedrag dat is afgeschreven laat storneren of waarbij er een technische storing is waardoor het bedrag niet goed afgeschreven kon worden. Deze ‘problemen’ kun je snel zien in Mollie en oplossen. Het is altijd nog minder tijdrovend dan alle betalingen handmatig moeten controleren!

3. Opzeggingen bevestigen & leden verwijderen uit de online omgeving

Wist je dat als je handmatig opzeggingen moet verwerken en moet bevestigen, hier best wat werk in kan komen te zitten? 

Je stuurt de klant een bevestiging dat de opzegging is verwerkt, je zet het abonnement in Autorespond of misschien wel Plug&Pay stop en je moet er vervolgens voor zorgen dat de deelnemer toegang behoudt tot het einde van het abonnement, waarna de deelnemer verwijderd kan worden.

Ja, dat betekent dus ook dat als je dit proces volledig handmatig doorloopt, je bij moet houden wanneer iemand uit de academie of online omgeving verwijderd kan worden.

Dat wil je niet, zeker niet als het automatisch kan.

Gebruik je Autorespond, dan kun je gebruik maken van een lijstmanager die met behulp van een workflow gekoppeld is aan een tweede lijstmanager. De eerste lijstmanager zorgt ervoor dat iemand een e-mail krijgt met de bevestiging dat de opzegging is verwerkt. In deze e-mail kun je ook opnemen hoe lang iemand nog toegang heeft tot de online omgeving. Dit zorgt voor duidelijkheid bij de (ex-)deelnemer in jouw membership.

BIj het starten van de lijstmanager zorgt de workflow ervoor dat er een bepaald aantal dagen wordt gewacht, waarna een tweede lijstmanager wordt gestart. Deze tweede lijstmanager verstuurt geen e-mails, maar zorgt ervoor dat iemand uit de online leeromgeving wordt verwijderd. Het Wishlist member level wordt bijvoorbeeld verwijderd, waardoor iemand niet meer bij bepaalde pagina’s kan.

Het enige dat je nu nog hoeft te doen bij een opzegging is de eerste lijstmanager starten voor de relatie en het abonnement in Autorespond stopzetten.

Gebruik je ActiveCampaign? Dan kun je het op exact dezelfde manier instellen, alleen daar kun je er dan voor kiezen om het in 1 automation in te richten, omdat je daar verschillende stappen kunt toepassen. 

Bij de Huddle is er iets minder mogelijk op het gebied van automatisering. Je kunt Autorespond of ActiveCampaign wel met de Huddle koppelen, maar helaas is er nog geen functie waardoor je leden automatisch kunt laten verwijderen. 

Hier zal het dus nog steeds nodig zijn om een lijstje bij te houden van mensen die op een bepaald moment verwijderd mogen worden uit de online omgeving.

TIP: Indien je een vast startmoment hanteert voor je online membership, dan betekent het ook dat mensen altijd tot een vast moment in de maand toegang hebben. Je kunt hierdoor leden op een vast moment in de maand verwijderen uit de online omgeving en hoeft dit niet telkens per deelnemer te doen. Dit scheelt toch weer een aantal stappen!

Je wilt natuurlijk ook voorkomen dat leden die hebben opgezegd, e-mails krijgen die over het online membership gaan. Die e-mails zijn voor hun niet relevant meer en je wilt natuurlijk niet per ongeluk content delen waar de ex-deelnemers geen toegang toe zouden mogen hebben. Zorg er daarom ook altijd voor dat je leden met behulp van de lijstmanager, workflow of automation verwijderd uit bepaalde mailinglijsten of groepen. Hierdoor ontvangen ze geen informatie die ze eigenlijk niet zouden mogen ontvangen.

Ga jij naar aanleiding van dit artikel nog eens kijken naar de processen van je membership en deze processen vervolgens automatiseren? Indien je daar hulp bij kunt gebruiken, stuur me dan een bericht. Ik vertel je wat er voor jou mogelijk is en help je graag bij de inrichting.

Leave a Comment

Your email address will not be published.