Welk programma gebruik jij voor het versturen van nieuwsbrieven?
Wat heb je nodig voor online academies?
Hoe maak je toffe afbeeldingen voor op social media?
Vaak spreek ik met mijn klanten in het eerste gesprek over wat hun probleem is. Al snel volgt vanuit hun de vraag welke systemen ik aan zou raden.
Heerlijk is zo’n vraag!
Op basis van de wens van de klant kijken naar welk systeem, programma of tool kan helpen. Helpen bij het realiseren van een droom, een doel of gewoon om een proces efficiënter te laten verlopen.
Deze vraag inspireerde mij tot het schrijven van het artikel dat jij nu leest, een artikel bomvol tools, programma’s en plugins die ik gebruik voor mijn bedrijf. Ik deel alle tools met je… en met alle tools bedoel ik ook echt ALLE tools!
Van planner (uiteraard van Structuurjunkie, die verklap ik vast), tot aan het programma van e-mailmarketing. En van het beantwoorden van e-mails van mijn klanten, tot aan de plugins in mijn eigen leeromgeving.
Ben jij nieuwsgierig geworden? Lees dan snel door!
Planning en Projecten
Wil je een bedrijf dat groeit? Dan is het belangrijk om doelen te stellen en goede planningen te maken. Het helpt mij heel erg om dit op projectbasis te doen, waarbij ik me telkens focus op 1 project. Dat probeer ik tenminste. Nu hou ik me bijvoorbeeld bezig met 2 projecten, 1 gericht op het laten groeien van mijn e-maillijst (zakelijk dus) en 1 gericht op een gezondere leefstijl (yes, deze is persoonlijk). In de afgelopen jaren heb ik gemerkt dat meerdere projecten tegelijkertijd op te willen pakken TOTAAL niet werkt. Je zet voor ieder project telkens een ministapje, bedenkt vervolgens telkens nieuwe acties voor andere projecten en tot overmaat van ramp komen er telkens projecten bij. Je krijgt een waslijst aan projecten, waarbij je geen enkel project echt afrondt.
Tenminste… Dat is mijn ervaring. Maar daar is dit jaar een enorme shift in gekomen. Ik zei het al even, 2 projecten waar de focus naar uit gaat, verder niets. Nieuwe ideeën? Leuk, maar als die niet in het project passen, dan gaan ze op een lijst. Voor later.
Het wordt tijd dat we naar de tools gaan die mij helpen bij het maken van goede planningen en het bijhouden van die projecten!
1. Structuurjunkie planner
Had je iets anders verwacht? 😉 Haha met Cynthia als mijn business coach mag ik niet eens een andere planner gebruiken dan de Structuurjunkie Business Planner. Iedere week maak ik in deze planner een overzicht van hoe mijn week. Ik heb in één oogopslag duidelijk hoeveel ruimte er in mijn agenda is, wanneer ik afspraken heb en welke taken er gedaan moeten worden. IDEAAL!
2. Teamwork
Teamwork is een projecttool. Je kunt er verschillende projecten opnemen, tot op zeer gedetailleerd niveau. Ik heb bijvoorbeeld per klant een project aangemaakt, met daaronder verschillende lijsten. Zo weet ik altijd of een taak voor de website is, of misschien voor de e-mailmarketing van het betreffende bedrijf. Per taak kan ik aangeven hoe lang ik verwacht ermee bezig te zijn. Dit heeft me zo ontzettend veel inzicht gegeven! Vooral in of ik niet te veel taken heb ingepland voor komende week. Zie ik bijvoorbeeld dat ik boven de 100 uur uit dreig te komen met het aantal taken? Dan moet er geschrapt of geschoven worden!
Tip: bij Teamwork neem je standaard een minimum aantal gebruikers af bij een betaald account (ik zag dat dit er nu 3 waren). Zelf heb ik contact opgenomen omdat 1 gebruiker voor mij voldoende was. Dat heb ik geregeld door contact met ze op te nemen. Het is de moeite waard om dit te proberen.
3. Happy planner
Ok, dit is eigenlijk meer voor de leuk dan dat ik het echt nodig heb. Er staat hier thuis inmiddels een leuke collectie aan plannerproducten, die ik steeds vaker gebruik (gelukkig maar). Ik gebruik mijn Happy Planner voor het plannen van social media berichten.
Dat kan er bijvoorbeeld zo uitzien:
Stickers en al dus 😉 Ik zeg niet dat jij ook een Happy Planner moet gaan gebruiken, maar het kan je wel echt helpen om een social media planning te maken, waarna je de berichten op social media maakt. Dat kan ook prima in Excel of in een notitieboek waar je een overzicht per week in maakt.
Je hoeft je geen zorgen te maken over of je dan nog wel voldoende vrijheid hebt om een keer iets spontaan te delen! Ondanks dat deze week mijn social media planning was gemaakt, ben ik toch ook een paar keer afgeweken en kwam er vrijdag een leuke actie online (en die zie je dus niet terug in dit overzicht ;)).
4. Bullet Journal
Het is geweldig om op een creatieve manier bezig te zijn als je normaal gesproken veel achter een computer doet. Zeker als je ook nog eens veel analytisch of technisch aan het werk bent. Daarom hou ik zelf een bullet journal bij. Daarin teken ik en hou ik mijn projecten bij, waarbij ik het vooral leuk vindt om er mooie overzichten van te maken dan dat het me echt sturing geeft. Ik kan me creatief helemaal uitleven, heerlijk!
5. Apple Notities
Yes, ik heb mijn Structuurjunkieplanner altijd wel naast me liggen, toch heb ik altijd ook mijn takenlijst in mijn notities staan. Er staat standaard op mijn scherm een notitie open met daarin de taken (daarbij ook de kleine deeltaken uitgeschreven). Ik zet er regelmatig ook de vraag van een klant bij, zodat ik alles bij elkaar heb en precies weet wat ik moet doen. Dat helpt me enorm bij de productiviteit. Als ik dan eens gebeld wordt met een vraag, dan kan ik direct meeschrijven en heb ik de volgende taak vrijwel gelijk uitgewerkt.
Tip: Door een notitie te openen en vervolgens zwevend op de voorgrond te zetten, kun je ervoor zorgen dat je notitie altijd in beeld is. Niet meer heen en weer klikken tussen verschillende vensters, op zoek naar dat notitieblaadje, maar lekker alles in beeld. Je kunt de notitie vervolgens helemaal rechts (of links) in het beeld plaatsen en heel smal maken. Zo neemt het ook niet super veel ruimte in en kun je lekker doorwerken.
Website
Op een website kun je natuurlijk ontzettend veel verschillende plugins installeren. Doe het niet hoor! Hoe meer plugins, hoe trager de website wordt. Zelf gebruik ik de volgende programma’s en plugins op mijn website:
6. WordPress
Tja, wat valt hier precies over te zeggen? Ik denk dat heel veel ondernemers WordPress wel kennen als een goede tool voor het bouwen van een website.
7. Hosting
Al vanaf het begin van mijn website heb ik de hosting geregeld bij SoHosted. Wat mij betreft een fijne partij die snel reageert bij problemen en ook daadwerkelijk eventuele problemen die ik zelf niet op kan lossen, oplost!
8. Astra
Op WordPress heb ik het Astra Theme geïnstalleerd. Ik ken het thema erg goed en het werkt prettig met de builder die ik op mijn website gebruik en het belangrijkste: het zorgt ervoor dat mijn website er in de basis goed uitziet.
9. Beaver Builder
De opbouw van mijn pagina’s is gerealiseerd met Beaver Builder. Ik gebruik daarbij de uitgebreide versie van Beaver Builder, zodat ik extra veel opties heb bij modules en de vormgeving ervan. Deze builder gebruik ik inmiddels 4 jaar, maar ik laat me soms nog steeds verrassen door nieuwe toevoegingen (of functies die ik helemaal niet had gezien).
10. Kleinere plugins
Er zijn nog een aantal kleinere plugins die ik gebruik op mijn website. Niet minder belangrijk, maar wel minder over te vertellen. Ik noem er een aantal:
- Antispam Bee (om die vervelende spam onder je artikelen te voorkomen)
- Cookie Notice (om mensen akkoord te geven om koekjes van je te ontvangen… die koekjes zorgen natuurlijk voor kleine kruimels die op de computer achterblijven, waarna jij op basis van de kruimels kunt adverteren).
- Redirection (om oude linkjes door te verwijzen naar andere pagina’s)
- Yoast (om beter gevonden te kunnen worden in Google)
Online leeromgeving
De leeromgeving van Delorx is gebouwd op een WordPress website en de vormgeving is gerealiseerd met Astra en Beaver Builder. Net als op mijn website dus. Om ervoor te zorgen dat mensen inloggegevens ontvangen en het inlogscherm er leuker uitziet, gebruik ik de volgende 2 plugins:
11. Wishlist Member
Wat ik zonder Wishlist Member zou moeten? Eigenlijk zou ik het niet goed weten 😉 Het is zo’n fijne tool om te gebruiken. Je kunt ervoor zorgen dat mensen met behulp van Wishlist Member een account krijgen op je website en bij bepaalde pagina’s met content kunnen. Je kunt er zelf voor zorgen dat pagina’s gefaseerd beschikbaar komen of maar een bepaalde tijd beschikbaar zijn. Heb ik jou al overtuigd? Wishlist Member it is for me!
12. LoginPress
Ken je die standaard inlogpagina op websites? Misschien heb je het weleens gezien, een pagina zoals deze:
Niet heel erg herkenbaar als een inlogpagina van een specifiek bedrijf toch? Daarom ziet de inlogpagina er voor mijn online leeromgeving er als volgt uit:
Dat heb ik gerealiseerd met de plugin LoginPress. Je kunt met deze plugin de inlogpagina echt een unieke uitstraling geven en aan laten sluiten op de rest van je online leeromgeving.
E-mailmarketing
13. Autorespond
Yes, ik gebruik Autorespond voor mijn e-mailmarketing. Daar ben ik echt onwijs blij mee. Alles wat ik wil met e-mailmarketing is mogelijk en daarbij is er een enorm voordeel door de shoppingcart. Je hebt een compleet systeem waarmee je mensen kunt laten betalen voor je producten en ze direct gepersonaliseerde e-mails ontvangen. Zonder tussenkomst van andere plugins of tools zoals Zapier.
Fun Fact: Voor Delorx maak ik geen gebruik van Zapier, omdat ik met systemen werk die allemaal met elkaar gekoppeld kunnen worden (of waarbij er geen koppelingen nodig zijn). Toch is Zapier een hele interessante tool die ik voor meerdere klanten heb gebruikt om systemen met elkaar te koppelen. Zo is er een klant waarbij alle bestellingen die in Woocommerce worden geplaatst, door worden gezet naar Autorespond met behulp van Zapier. Ze kan hierdoor toch een funnel inrichten met een aantal opvolgmails na de bestelling.
Terug naar Autorespond. De reden dat ik het zo’n fijne tool vind is dus dat ik al mijn doelen op het gebied van e-mailmarketing met dit systeem kan realiseren. Ik kan nieuwsbrieven versturen, weggevers aanbieden, funnels realiseren waarmee ik nog meer mensen kan helpen bij het laten ervaren van plezier in het ondernemerschap. Ik kan ervoor zorgen dat processen geoptimaliseerd zijn en dat klanten een super fijne ervaring hebben als ze iets bestellen.
Ik kan uren doorgaan over de mogelijkheden van Autorespond, maar dat ga ik in dit artikel niet doen. Wil je er meer over weten? Stuur me dan een bericht zodat ik je kan vertellen of Autorespond voor jou een geschikt systeem is!
Administratie
De administratie regelen. Het is voor velen een van de minst leuke taken van zelfstandig ondernemer zijn. Wellicht wel omdat we er geen creativiteit in kwijt kunnen. Creatief boekhouden kan natuurlijk tot boetes leiden, terwijl je door je creativiteit liever omzet realiseert. Maak de administratie dan een stuk leuker door het zoveel mogelijk te automatiseren. Of door het uit te besteden.
Zelf heb ik ervoor gekozen om de volgende systemen te gebruiken:
14. Autorespond
Naast dat ik Autorespond gebruik voor mijn e-mailmarketing (dus mijn nieuwsbrieven en funnels) gebruik ik het ook voor mijn administratie. In Autorespond heb ik de shoppingcart geactiveerd. Hierdoor kunnen mensen op mijn wesbite bijvoorbeeld de Canva Cursus – The Basics bestellen, direct afrekenen en ze ontvangen de inloggegevens voor de online leeromgeving. De factuur komt binnen enkele minuten in hun mailbox, net als de bevestigingsmail met daarin de inloggegevens.
De factuur wordt ook direct naar mij zelf gemaild en in Moneybird geplaatst. Ik heb verder geen werk aan de administratie voor deze bestellingen, heerlijk!
15. Mollie
Autorespond zorgt er weliswaar voor dat mijn klanten een product kunnen bestellen en dat er automatisch een factuur aan wordt gemaakt, maar het liefste wil je dat er ook direct betaald kan worden. We hebben het er net nog over gehad dat je het liefste zo min mogelijk tijd ‘verspilt’ aan de administratie. Je wilt dus niet dat mensen handmatig een bedrag overboeken, waarna jij alles moet controleren. En je wilt al helemaal niet dat je mensen achter de broek aan moet zitten om de betaling nog te laten regelen.
Kortom, hoe fijn is het als mensen direct kunnen betalen met iDeal, credit card of Bancontact? Je weet het antwoord wel toch? Daar gebruik ik dus Mollie voor!
16. Moneybird
Met Moneybird verstuur ik facturen! Kortom: hierdoor zorg ik ervoor dat de uren die ik heb gewerkt daadwerkelijk worden omgezet naar omzet voor mijn bedrijf. Het geeft bovendien inzicht in de kosten en uiteindelijke winst aan het eind van het jaar.
17. Timechimp
Hoewel je in Moneybird inmiddels ook je uren bij kunt houden, ben ik zo gewend aan het programma Timechimp dat ik eigenlijk niet over wil stappen. Deze tool is dus echt ideaal als je je uren bij moet houden, om bijvoorbeeld je uren te kunnen factureren naar een klant of om een compleet overzicht te hebben van de uren die je in een bepaald jaar hebt gewerkt. Dat kan weleens handig zijn als de Belastingdienst daarnaar vraagt.
Een andere reden waarom je je uren bij wilt houden, kan zijn om een betere inschatting te maken in hoe lang bepaalde taken kosten. Misschien heb jij altijd wel gedacht dat het maken van social media berichten je slechts een paar minuten kost. Om er dan vervolgens na het bijhouden achter te komen dat je al snel een uur bezig bent… Door dit in kaart te brengen, kun je realistischere planningen maken.
18. Google Forms
Heb ik al gezegd dat ik ervan hou om dingen te automatiseren? Het scheelt je namelijk heel veel tijd en je kunt met verschillende tools zorgen dat je precies de juiste informatie aangeleverd krijgt die je nodig hebt om verder te kunnen. Ik zal je een voorbeeld geven. Ik help ondernemers met het inrichten van Autorespond. Daarvoor heb ik bepaalde informatie nodig, denk aan een logo van het bedrijf, factuurinformatie, eventueel gegevens van Mollie en een KVK nummer. Het kan best zijn dat ik met die klant eerst een kennismaking heb waarin we het een en ander doornemen. Maar ik verspil liever geen tijd van dat gesprek aan het opzoeken van KVK- en BTW nummers. Daar krijgt mijn klant ook geen energie van. Wil iemand dus na het kennismakingsgesprek dat ik Autorespond voor hun inricht? Dan krijgen ze een link naar Google Forms om bepaalde informatie aan te leveren.
Overigen
Hebben we dan alles gehad? Nee hoor, we hebben nog een aantal programma’s en tools te gaan.
19. Canva
Geloof me, deze tool zou niet op plek 19 staan als het echt een ranglijst zou zijn.. Je zou Canva dan eerder in de top 3 terugvinden.
Je kunt Canva voor zoveel verschillende doeleinden gebruiken. Lees maar eens het artikel met 65 soorten afbeeldingen om te maken met Canva. Daar vind je inspiratie genoeg. En als je dan nog niet overtuigd bent van waarom je Canva zou moeten gebruiken, weet ik het ook niet meer 😉
20. Notitieboekjes
Ik ben zo’n persoon met talloze notitieboekjes. Ieder notitieboekje met een eigen doel. Als je ooit met me gaat winkelen, voorkom dan alsjeblieft dat ik een boekwinkel inloop om me te vergapen aan alle prachtige notitieboekjes die daar staan. Waarna er gegarandeerd één meegaat naar de kassa… Ik heb genoeg notitieboekjes, al blijft het toch nog steeds een goede cadeautip als je me wilt verrassen.
Nu ben ik vooral fan van de Structuurjunkie notitieboekjes. Handig formaat, de lijntjes op de juiste afstand (zoiets kan heel belangrijk zijn, onderschat het niet) en het notitieboekje blijft open liggen op de pagina die je wilt zien, mijn vulpen drukt niet door en er zijn genoeg pagina’s om tientallen nieuwe ideeën op te schrijven. Heb jij dus al een notitieboekje voor al je ideeën voor later? 😉
Dit waren ze, de tools die ik gebruik voor mijn bedrijf. Gebruik jij ook tools uit bovenstaande lijst? Heb je misschien leuke aanvullingen of juist vragen over een van de tools? Laat het hieronder weten!